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Consejos para elegir un sistema de gestión de almacenes:
Nov 18, 2020
Sistemas de gestión de almacenes - gestión de almacenes logísticos
Un sistema de gestión de almacenes (SGA)
es una de las decisiones más importantes que una empresa de cualquier tamaño puede tomar, ya que de esta elección dependerá gran parte de la gestión que se tendrá en el futuro próximo el alma de la empresa: el almacén.
El almacén es una sección clave en cualquier empresa, cuya eficiencia repercute en toda la organización. Con un sistema de gestión de almacenes
bien escogido, se reducen costes y se aumenta el rendimiento y, por lo tanto, mejora la rentabilidad. Menos tareas administrativas, más agilidad y mayor grado de satisfacción de clientes, son algunos de los beneficios al instalar un sistema de gestión de almacenes.
Pero ¿Qué es un SGA?
Un sistema de gestión de almacenes
es un programa diseñado para administrar y controlar todas las operaciones cotidianas del almacén. Con el SGA adecuado, se obtiene diariamente toda la información y la operatividad que permite gestionar el movimiento de materiales y productos en el almacén.
La complejidad del sistema de gestión de almacenes
necesaria dependerá del tamaño físico del espacio y de las características de los artículos almacenados. Lo básico es que cumpla el fin para el que se instaló: disponer de información completa para controlar eficientemente el movimiento del almacén. Esa es la meta y a eso debe apuntarse en el momento de las decisiones. Estos sistemas de gestión se complementan con un buen software de transporte y logística, que ampliará el radio de acción de la gestión.
¿Qué factores se deben tener en cuenta para escoger el SGA que mejor se adapte a las necesidades de mi empresa?
Escoger de manera efectiva un sistema de gestión de almacenes
dependerá en gran medida del trabajo previo de estudio de necesidades que realicemos tanto de nuestro almacén, como del resto de departamentos que resultarán afectados por el cambio de gestión. Porque no olvidemos que, aunque suponga una mejora notable, implantar un sistema de gestión avanzada de almacenes también supone asumir que se requiere un cambio importante. Como todo cambio, será de gran importancia la labor de mentalización previa con el objetivo de lograr la mayor implicación posible en el desarrollo del proyecto del personal que deberá manejarlo para mitigar su reacción de resistencia al cambio.
El primer consejo a la hora de adquirir un programa de gestión de almacenes es mantener en todo momento la visión de futuro, debemos pensar en dónde estaremos al menos con un horizonte temporal no inferior a 3 años y decidir si el software tiene la capacidad de evolucionar conforme a nuestro propio crecimiento como compañía. Más importante aún es asegurarse de que el proveedor que nos lo suministra seguirá en el mercado al cabo de ese horizonte temporal.
A continuación, hemos enumerado algunos consejos prácticos que serán de gran ayuda a la hora de elegir el SGA de nuestra empresa:
- Tener en cuenta tanto la capacidad funcional, la usabilidad y capacidad tecnológica del software.
- Valorar la capacidad de migración de todos los datos para perder el menor número de datos históricos, ya que, debidamente tratados, son fuente de conocimiento de la empresa, además de evitar un sobre coste en la carga de mantenimientos maestros necesarios para trabajar en cualquier programa.
- Valorar las posibilidades de subsistencia del proveedor y su capacidad de mantener el sistema de software en condiciones eficientes y eficaces.
- Para que un proyecto se lleve a cabo adecuadamente, en este caso, la implantación del sistema de gestión de almacenes, deberá designar, en función de la amplitud y el tamaño de la empresa, a una o a más personas responsables de su desarrollo. Cada miembro deberá conocer sus funciones y responsabilidades para garantizar la fluidez del proyecto.
- Hacer un análisis sobre las necesidades y objetivos actuales y futuros. Recomendamos recopilar los datos en este paso, lo que podría ser útil cuando se comparen distintos softwares, como los volúmenes de pedidos, picos estacionales, métodos de envío de mercancías, tiempo de trabajo, etc. Siempre se debe comprobar que los objetivos estén claramente definidos para que los proveedores potenciales entiendan las expectativas y evalúen si su software de logística podría cumplirlos.
- Solicitar una demostración del software. Para elegir el sistema de gestión de almacenes adecuado, no hay más remedio que solicitar una demostración a cada uno de los proveedores. No es suficiente con una presentación sencilla, como un PowerPoint o un vídeo, una demostración en vivo es esencial para que se puedan plantear todas las preguntas.
- El último, pero no menos importante, es verificar la posibilidad de integrar el sistema con todos los elementos logísticos dentro del almacén. Un ejemplo de ello, es la integración del sistema de almacenamiento con organizadores plásticos que permiten la parametrización de etiquetas de referencia junto con el software de gestión para la identificación de inventarios. (Ver tipos de organizadores plásticos)
Como siempre es nuestra recomendación, el sistema de gestión de almacenes
debe estar soportado por una logística integral que facilite el mayor provecho de este. En Multi Packing
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